Contabilidad electrónica
Genera el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación en XML, conforme al Anexo 24.
Actualizado el
Genera los archivos XML de contabilidad electrónica que se presentan ante el SAT: el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación, en la versión 1.3 del Anexo 24.
El flujo tiene tres momentos: generas una plantilla de Excel, la capturas, y el programa la valida y la convierte a XML.
Herramienta de apoyo administrativo
El programa valida contra las reglas del Anexo 24, pero la responsabilidad de la información es del contribuyente. Antes de enviar, valida los XML en el portal del SAT.
Antes de empezar
- Tu catálogo de cuentas con el código agrupador del SAT asignado a cada una.
- La balanza del periodo: saldo inicial, movimientos y saldo final por cuenta.
- No requiere conexión a internet: todo el proceso es local.
Paso a paso
- 1
Entra a Herramientas y presiona Generar contabilidad electrónica
Es la quinta sección del menú lateral.
La contabilidad electrónica es lo único que no consulta nada: genera XML con lo que tú capturas - 2
Genera la plantilla
Presiona Generar plantilla de Excel y elige dónde guardarla. Trae dos hojas de captura, listas desplegables con los códigos agrupadores y las instrucciones incluidas.
- 3
Captura tu información
Llena las hojas Catalogo y Balanza en Excel y guarda el archivo. Puedes tardar lo que necesites: el programa no interviene en este paso.
- 4
Selecciona el archivo capturado
Vuelve al programa, presiona Archivo Excel y elige la plantilla ya llena.
- 5
Captura los datos del envío
RFC, mes, ejercicio, tipo de envío y qué quieres generar. En la tabla de abajo está el detalle.
- 6
Presiona Generar XML y elige la carpeta
Primero eliges dónde dejar el resultado; después el programa lee la plantilla, valida y, si todo está bien, escribe ahí los XML.
- 7
Revisa el resultado
Si hubo errores, se genera un reporte de incidencias en lugar de los XML. Corrige la plantilla y vuelve a intentar.
Campo por campo
| Campo | Acepta | Por omisión | Cuándo importa |
|---|---|---|---|
| Generar plantilla de Excel | Botón | — | Crea el archivo de captura vacío |
| Archivo Excel | Un .xlsx o .xlsm | vacío | Debe tener las hojas Catalogo y Balanza de la plantilla |
| RFC | Tu RFC | vacío | Se convierte a mayúsculas automáticamente. Forma parte del nombre de los XML |
| Mes | 01 a 13 | Mes anterior | El 13 es la balanza de cierre del ejercicio |
| Ejercicio | Un año entre 2015 y el actual | Año en curso | — |
| Tipo de envío | Normal · Complementaria | Normal | La complementaria cambia la clave del archivo de balanza |
| Fecha de modificación | Fecha | Hoy | Solo se habilita si el envío es complementaria |
| Generar | Ambos · Catálogo · Balanza | Ambos | El catálogo se envía con la primera balanza y después solo cuando cambien las cuentas |
| Omitir cuentas en ceros | Sí · No | Sí | Con Sí, las cuentas sin saldo ni movimientos no entran a la balanza |
| ? | Botón | — | Muestra las instrucciones |
La plantilla
Hoja Catalogo
| Columna | Qué se captura |
|---|---|
| CodAgrup | Código agrupador del SAT. Elígelo de la lista desplegable |
| NumCta | Clave de tu cuenta. Máximo 100 caracteres, sin repetir |
| Desc | Nombre de la cuenta. Máximo 400 caracteres |
| SubCtaDe | El NumCta de la cuenta padre. Se deja vacío en el nivel 1 |
| Nivel | Número entero: 1, 2, 3… |
| Natur | D si es deudora, A si es acreedora |
Hoja Balanza
| Columna | Qué se captura |
|---|---|
| NumCta | Debe existir tal cual en la hoja Catalogo |
| SaldoIni | Saldo inicial. Vacío se toma como 0.00 |
| Debe | Movimientos deudores del periodo |
| Haber | Movimientos acreedores del periodo |
| SaldoFin | Saldo final. Debe cuadrar con los movimientos |
Captura una vez, envía muchas
El catálogo solo cambia cuando das de alta o baja cuentas. Guarda tu plantilla y
cada mes actualiza únicamente la hoja Balanza, generando solo la balanza con la
opción Generar → Balanza.
Qué obtienes
Los XML se nombran con la nomenclatura del Anexo 24: RFC + año + mes + clave.
| Archivo | Contenido |
|---|---|
RFC + AAAA + MM + CT.xml | Catálogo de cuentas |
RFC + AAAA + MM + BN.xml | Balanza, envío normal |
RFC + AAAA + MM + BC.xml | Balanza, envío complementario |
Cuando hay incidencias
Si la validación encuentra problemas, no se generan los XML. En su lugar se escribe un reporte de texto con el detalle, y el programa ofrece abrirlo. Distingue dos niveles:
- Errores — impiden generar los archivos. Hay que corregirlos.
- Avisos — no impiden generar, pero conviene revisarlos.
Cada incidencia indica la hoja y el número de fila real del Excel, para que puedas ir directo a la celda:
[ERROR] Balanza fila 47: la cuenta 105-01 no existe en el catálogo
[AVISO] Catalogo fila 12: la cuenta de nivel 2 no declara cuenta padre
Cuando el proceso sí genera los XML pero hubo avisos, también se escribe el reporte, para que quede la constancia de lo que se revisó.
Límites y comportamiento
- El mes 13 solo aplica a la balanza. Es la balanza de cierre del ejercicio; el catálogo nunca se envía con ese periodo.
- La fecha de modificación solo existe en las complementarias. El campo se deshabilita automáticamente cuando el envío es normal.
- Los importes se validan contra el máximo del Anexo 24 (22 enteros y 2 decimales). Un número mayor se reporta como error.
- El programa no calcula tu balanza: la lee de la plantilla tal como la capturaste.