Contabilidad electrónica

Genera los archivos XML de contabilidad electrónica que se presentan ante el SAT: el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación, en la versión 1.3 del Anexo 24.

El flujo tiene tres momentos: generas una plantilla de Excel, la capturas, y el programa la valida y la convierte a XML.

Antes de empezar

• El catálogo de cuentas con el código agrupador del SAT asignado a cada una.
• La balanza del periodo: saldo inicial, movimientos y saldo final por cuenta.
• No requiere conexión a internet: todo el proceso es local.

Paso a paso

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   Entra a Herramientas y presiona Generar contabilidad electrónica

   Se abre la pantalla Contabilidad electrónica.

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   Genera la plantilla

   Presiona Generar plantilla de Excel y elige dónde guardarla. Trae dos hojas de captura, listas desplegables con los códigos agrupadores y las instrucciones incluidas. Al terminar, el programa dice el siguiente paso:

   Aviso de Pocket Fiscal:

   Notificación

   Tu plantilla está lista

   Cuando termines de capturarla, elígela en «Archivo Excel».

   ¿Deseas abrir la plantilla?

   Sí (predeterminado)No

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   Captura la información

   Borra las filas de ejemplo, que vienen en cursiva, y llena las hojas Catalogo y Balanza en Excel. Después guarda el archivo. Puedes tardar lo que necesites: el programa no interviene en este paso.

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   Elige el archivo capturado

   Vuelve al programa, presiona Archivo Excel y elige la plantilla ya llena.

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   Captura los datos del envío

   RFC, mes, ejercicio, tipo de envío y qué quieres generar. En la tabla de abajo está el detalle.

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   Presiona Generar XML y elige la carpeta

   Primero eliges dónde dejar el resultado; después el programa lee la plantilla, la revisa y, si todo está bien, escribe ahí los XML. Mientras, la pantalla dice en qué va: «Leyendo la plantilla…», «Revisando la plantilla…», «Generando el catálogo…» y «Generando la balanza…».

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   Revisa el resultado

   Si la plantilla tiene errores, no se genera ningún XML: el programa escribe un archivo de incidencias y ofrece abrirlo. Corrige la plantilla y vuelve a intentarlo. Si no los tiene, el aviso final lo confirma:

   Aviso de Pocket Fiscal:

   Notificación

   Tus XML están listos

   XML generados: 2Avisos: 0Conviene validar tus XML en el portal del SAT antes de enviarlos.

   ¿Deseas abrir la carpeta?

   Sí (predeterminado)No

Campo por campo

La plantilla

Hoja Catalogo

Hoja Balanza

Qué obtienes

Los XML se nombran con la nomenclatura del Anexo 24: RFC + año + mes + clave.

Cuando hay incidencias

Aviso de Pocket Fiscal:

Notificación

No se generaron los XML

La plantilla tiene datos que corregir. El detalle quedó en un archivo de incidencias, en la carpeta que elegiste.Errores: 3Avisos: 1

¿Deseas abrir el archivo de incidencias?

Sí (predeterminado)No

El archivo de incidencias se llama … Incidencias contabilidad RFC.txt, con la fecha y la hora al principio del nombre. Distingue dos niveles:

• Errores — impiden generar los archivos. Hay que corregirlos.
• Avisos — no impiden generar, pero conviene revisarlos.

Cada incidencia indica la hoja y, cuando es de una cuenta, el número de fila real del Excel, para que puedas ir directo a la celda. Las de los datos que capturas en la pantalla —el RFC, el mes o la fecha de modificación— dicen «Datos generales»:

[ERROR] Balanza fila 143: La cuenta «105-01» no está en la hoja Catalogo, así que no se pudo comprobar si el saldo cuadra.
[ERROR] Catalogo fila 12: Una cuenta de nivel 2 necesita SubCtaDe.
[AVISO] Balanza: Hay 3 cuenta(s) del catálogo que no aparecen en la balanza: 106-01, 106-02, 107-01.

Cuando el proceso sí genera los XML pero hubo avisos, también se escribe el archivo de incidencias, junto a los XML, y el aviso final lo dice.

Límites y comportamiento

• El mes 13 solo aplica a la balanza. El catálogo nunca se envía con ese periodo.
• Los importes se validan contra el máximo del Anexo 24 (22 enteros y 2 decimales). Un número mayor se reporta como error.
• El programa no calcula la balanza: la lee de la plantilla tal como la capturaste.

Errores frecuentes